Nebenkostenabrechnung richtig erstellen: Ein Leitfaden für Vermieter
Erfahren Sie, welche Fristen gelten, welche Kosten umlagefähig sind und wie Sie häufige Fehler bei der Nebenkostenabrechnung vermeiden.
Warum ist die Nebenkostenabrechnung so wichtig?
Die Nebenkostenabrechnung ist eine der häufigsten Streitquellen zwischen Vermietern und Mietern. Fehlerhafte Abrechnungen können dazu führen, dass Mieter Nachzahlungen verweigern oder sogar rechtliche Schritte einleiten. Eine korrekte und transparente Abrechnung schützt Sie als Vermieter und schafft Vertrauen.
Fristen, die Sie kennen müssen
Die wichtigste Frist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Verpassen Sie diese Frist, können Sie keine Nachzahlungen mehr geltend machen — Guthaben müssen Sie jedoch trotzdem auszahlen.
Beispiel
Endet Ihr Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter eingehen.
Umlagefähige Nebenkosten
Nicht alle Kosten dürfen auf Mieter umgelegt werden. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert 17 Kostenarten, darunter:
- Grundsteuer — von der Gemeinde erhoben
- Wasserversorgung — Kosten für Frischwasser und Zähler
- Entwässerung — Kanalgebühren und Kläranlagen
- Heizkosten — Brennstoffe, Wartung, Schornsteinfeger
- Warmwasser — Aufbereitung und Verteilung
- Müllabfuhr — Gebühren der Kommune
- Gebäudereinigung — Treppenhausreinigung, Fensterreinigung
- Gartenpflege — Pflege der Außenanlagen
- Gebäudeversicherung — Feuer, Sturm, Wasser, Haftpflicht
- Hausmeister — Personalkosten für den Hauswart
Tipp: Verwaltungskosten und Instandhaltungsrücklagen sind nicht umlagefähig.
Häufige Fehler vermeiden
1. Falscher Verteilerschlüssel
Stellen Sie sicher, dass der verwendete Verteilerschlüssel (Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch) dem Mietvertrag entspricht. Heizkosten müssen zu mindestens 50 % nach Verbrauch abgerechnet werden.
2. Fehlende Belege
Mieter haben ein Recht auf Belegeinsicht. Halten Sie alle Rechnungen und Belege für mindestens drei Jahre bereit.
3. Nicht umlagefähige Kosten
Prüfen Sie jede Position genau. Reparaturkosten, Modernisierungsmaßnahmen und Verwaltungskosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung.
Mit Tenantio geht es einfacher
Tenantio automatisiert die gesamte Nebenkostenabrechnung — von der Kostenerfassung über die Verteilung bis zum fertigen PDF. Sie geben die Kosten ein, Tenantio erstellt eine rechtssichere Abrechnung, die Sie direkt an Ihre Mieter versenden können.